Kell-e útnyilvántartást vezetni tartós bérlet esetén?

Egyre több vállalkozás dönt tartós bérlet mellett, hiszen ez a konstrukció kiszámítható költségekkel és rugalmas megoldásokkal könnyíti meg a céges autóhasználatot.

A tartós bérlet iránt érdeklődők körében viszont gyakran felmerül a kérdés: kell-e útnyilvántartást vezetni, és ha igen, pontosan hogyan? Az alábbiakban összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat!

Mikor és kiknek kell útnyilvántartást vezetniük 2025-ben?

Az útnyilvántartás vezetése jogszabályi kötelezettség, de akár anyagi előnyök megszerzésének a feltétele is lehet. Az alábbi esetekben kiemelten fontos:

• Tartós bérletes autók ÁFA visszaigénylésekor. A céges és a magánhasználat arányát útnyilvántartással kell igazolni. Átalányos elszámolással 50%, részletes útnyilvántartással pedig akár 90–100% ÁFA is visszaigényelhető.
• Egyéni vállalkozóknak. Ha a saját autót a jövedelemszerző tevékenységhez használják, az 500 km-es átalány helyett pontos útnyilvántartás vezetése szükséges. Havi 800 km felett szinte mindig jobban megéri a tételes nyilvántartás.
• Háziorvosoknak. A praxisban használt autó utáni cégautóadó megfizetése csak akkor kerülhető el, ha szabályos útnyilvántartás bizonyítja a megtett utak jogosságát.
• Cégeknek, céges autók esetében. Bár személyautókra a cégautóadó megfizetése kötelező, a gyakorlatban a NAV mégis sokszor kéri az útnyilvántartás bemutatását a költségek pontos igazolásához.
• 3,5 tonna alatti kishaszongépjárművek esetén. Amennyiben a járművek saját árut szállítanak, menetlevél helyett útnyilvántartással kell bizonyítani a céges utak arányát, hogy a lízing és az üzemanyag ÁFÁ-ja teljes mértékben elszámolható legyen.

Mikor érdemes útnyilvántartást vezetni?

Az útnyilvántartás vezetése nemcsak kötelezettség, hanem komoly pénzügyi előnyökkel is járhat. Ha a bérelt céges autót több mint 50%-ban üzleti célokra használják, akkor a részletes nyilvántartás révén akár az ÁFA teljes összege visszaigényelhető.

Az átalányos eljárással legfeljebb a havi díj ÁFÁ-jának 50%-a vonható le!

Így aki a járművét elsősorban céges célokra használja, annak a precíz adminisztráció szinte mindig megtérül. A megfelelő nyilvántartás sokszor több százezer forinttal is csökkenti az éves kiadásokat, így a vezetése üzletileg is indokolt.

TIPP: Flottakezelési szolgáltatásunk keretében segítünk az útnyilvántartás szabályos vezetésében, valamint előre kiszámítjuk az ÁFA-visszaigénylés lehetőségeit és a várható költségeit is.

Mire figyeljen?

Az adóhatóság kiemelt figyelemmel ellenőrzi az útnyilvántartásokat, ezért a legapróbb hibák is bírsághoz vezethetnek.

Az alábbi szempontokra fokozottan ügyeljen:

• Pontosság: minden utat dátummal, indulási és érkezési helyszínnel, valamint kilométeróra-állással kell rögzíteni.
• Átláthatóság: a céges és magánutakat mindig különítse el egyértelműen.
• Digitális megoldások: GPS-alapú rendszerek használatával jelentősen csökkentheti a hibalehetőségeket.
• Megőrzési kötelezettség: az útnyilvántartást legalább 5 évig meg kell őriznie, hiszen bármikor kérheti a NAV.
• Költségigazolás: nemcsak az ÁFA-visszaigényléshez, hanem az üzemanyag, szerviz vagy más fenntartási költségek elszámolásához is kulcsfontosságú vezetni és megőrizni.

Ha 50%-os átalányú ÁFA-kezelést választ, az útnyilvántartás vezetése nem kötelező, azonban hasznos lehet a további költségek – például üzemanyag vagy szerviz – jogszerű igazolására.

Tartós bérlet esetén is kell útnyilvántartást vezetni?

Igen, ha az ÁFA teljes vagy részleges visszaigénylése a célja. Amennyiben a tartós bérlet keretében használt járművet a cége nagyrészt üzleti utakra veszi igénybe, az útnyilvántartás vezetése nemcsak a jogszabályi megfelelés miatt hasznos, hanem jelentős pénzügyi előnyökkel is járhat.

Bár az átalányos módszer kényelmesebb, a pontos dokumentálással hosszú távon lényegesen többet spórolhat.

Megbízható, tapasztalt és rugalmas flottakezelő partnert keres? Forduljon hozzánk bizalommal!